Torkils Lilla Samfällighets styrelse består av fem funktioner/funktionärer (3 ordinarie + 2 suppleanter:

• Ordförande - leder styrelsen, sammankallar till möten och har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Ordförande tecknar samman med kassören samfällighetens firma, dvs har rätt att skriva under avtal och kontrakt i föreningens namn.
   
• Sekreterare - protokollför styrelse- och stämmomöten. Ofta sköter sekreteraren även kontakter med myndigheter och andra. I mindre föreningar är det vanligt att externa kontakter går via sekreteraren, som i sin tur informerar och vidarebefordrar.
   
• Kassör - förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar, bokför, registrerar medlemsavgifter och betalar fakturor. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen. Ofta ansvarig för föreningens deklaration.
   
• Suppleanter – två stycken. Suppleanter är normalt valda för att ersätta ordinarie ledamöter vid frånvaro. I vårt fall deltar suppleanterna vid alla styrelsemöten, som en resurs vid ärendediskussioner. Suppleanterna har yttranderätt men saknar rösträtt.
   

Valberedningen

En förening blir inte bättre än sin styrelse. Att hitta bra styrelseledamöter är därför valberedningens viktiga uppgift.

Valberedningen tillsätts av årsmötet, med uppdraget att till nästa årsmöte föreslå styrelseledamöter och revisorer. Valet av valberedning och antal ingående personer anges i stadgarna.

Valberedningen är inte underställd styrelsen. Den har sitt mandat direkt från årsmötet.
Uppdraget är begränsat till att föreslå styrelsekandidater och revisorer.

Det är viktigt att valberedning är bekanta med föreningens funktion och syfte, helst även ha god personkännedom både inom och utom föreningen, alltså ett brett kontaktnät.

Valberedningsarbetet påbörjas helst i god tid innan kommande årsmöte. Risken för att det blir bortglömt till i sista minuten är dock stor. Ansvaret för att valberedningen kommer igång i tid ligger på dess sammankallande.

Valberedningsarbetet kan gå till ungefär så här:

• Möte med styrelsen för att få info om arbete och styrelseklimat samt styrelsens egna synpunkter och ev förslag.
   
• Analys av utgångsläget; vilka avgår och ska ersättas? Vilka sitter kvar ytterligare något år? Vilka är önskvärda att ersätta?
   
• Vilka egenskaper och kompetenser behövs till styrelsen?
   
• Valberedningen kan göra ett utskick till alla medlemmar, för att få in förslag på lämpliga styrelsekandidater. Det bör ske i god tid innan årsmötet. Valberedningen kan givetvis också ta fram egna kandidater.
   
• Valberedningens förslag bör skickas ut till medlemmarna med kallelsen till årsmötet. Medlemmarna bör få tid att tänka över förslagen för att eventuellt vilja lägga fram egna på årsmötet.